30. aprila ističe rok za dostavljanje prepisa arhivske knjige nadležnom istorijskom arhivu, a u skladu sa „novim“ zakonom o arhivskoj građi.
Sa tim u vezi našoj kancelariji javio se veliki broj klijenata sa pitanjem kakve sve obaveze za njih donosi ovaj zakon.
U redovima koji slede naša kancelarija pružiće vam kratak pregled onog što je korisno i potrebno da znate u vezi sa obavezama koje možete imati po ovom zakonu.
Čitajte pažljivo jer propuštanje da se postupi po ovom zakonu povlači sa sobom rigorozne novčane kazne.
Na koga se odnosi Zakon o arhivskoj građi?
Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS“, br. 6/2020) (u daljem tekstu: „Zakon“) počeo je da se primenjuje 02.02.2021. godine ipak prvi bitni rokovi za postupanje po ovom zakonu nastupaju 30.04.2022. godine pa se iz tih razloga ovaj zakon još uvek označava kao nov.
Zakon se odnosi na sva pravna lica uključujući tu svakako i privredna društva kao i udruženja građana. Za njih zakon koristi termin „stvaraoci dokumentarnog materijala“, ovaj termin biće koričen i u nastavku teksta.
Sva pravna lica u svom radu stvaraju dokumentarni materijal koji moraju čuvati i evidentirati na određeni način.
Šta sve Treba da Znate o „Novom“ Zakonu o Arhivskoj građi
Na šta se odnosi Zakon o arhivskoj građi?
Zakon se odnosi na svu dokumentaciju koja nastane u poslovanju i radu pravnog lica i to ne samo papirnu već i dokumentaciju u digitalnom i elektronskom obliku.
Koje su osnovne obaveze stvaraoca dokumentarnog materijala?
Najpre stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala dužan je da savesno čuva u sređenom i bezbednom stanju arhivsku građu i dokumentarni materijal u obliku u kojem su nastali.
Osim toga, pravna lica dužna su da:
1) obezbede odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala;
2) odrede odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom;
3) evidentiraju, označe, klasifikuju, datiraju i arhiviraju arhivsku građu i dokumentarni materijal;
4) predaju arhivsku građu nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenimzakonom;
5) osiguraju trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu;
6) vode arhivsku knjigu na propisanom obrascu;
7) dostave nadležnom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini;
8) pribave mišljenje nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal (statusne promene, fizičko preseljenje, adaptacija prostorija, otvaranje stečaja ili likvidacije, mikrofilmovanje, digitalizacija i dr.);
9) odabiraju arhivsku građu i izdvajaju radi uništenja bezvredan dokumentarni materijal kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka;
10) omoguće ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala;
11) postupe u skladu sa merama i rokovima koje nadležni arhiv naloži rešenjem a na osnovu prethodno sačinjenog zapisnika o utvrđenom stanju zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala;
12) obaveste nadležni javni arhiv o svim promenama koje su od značaja za arhivsku građu najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka.
Koja pravna akta su vam neophodna?
Da biste se uskladili sa zahtevima iz novog zakona potrebno je najpre da donesete odluku kojom se imenuje lice zaduženo za poslove staranjaarhivi i dokumentarnom materijalu.
Osim ove odluke potrebno je da donesete joštri akta:
1) Opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala
Ovim Pravilnikom se utvrđuje način evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala u pravnom licu.
Radi se o uopštenom pravnom aktu, u kom se okvirno definišu obaveze pravnog lica.
Potrebno je objaviti ga na oglasnoj tabli pravnog lica.
Arhivu se dostavljaju dva potpisana primerka.
Jedan primerak zadržava Arhiv, a drugi se vraća vama.
2) Lista kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja
Listom se određuje koja dokumenta se čuvaju u pravnom licu, kao i koliko dugo.
Arhivu se uz dopis (zaveden i potpisan) dostavljaju dva primerka. Liste kategorija, koja je prethodno usvojena od strane ovlašćenog lica stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala i potpisana. Stranice je obavezno numerisati, a na poslednjoj potpisanoj stranici potrebno je ostaviti prostor za saglasnost Arhiva kojim ista postaje validna.Jedan primerak zadržava Arhiv, a drugi se vraća vama.
Pri izradi Liste kategorija potrebno je analizom utvrditi sve kategorije arhivske građe i dokumentarnog materijala koji nastaju radom stvaraoca/imaoca, a naročito iz osnovne delatnosti pravnog subjekta, jer Arhiv neće odobriti naknadno uništavanje bezvrednog dokumentarnog materijala kome istekne rok čuvanja onih kategorija koje nisu obuhvaćene Listom.
Listu kategorija treba prilagoditi vrsti dokumentacije koja nastaje vašom delatnošću od osnivanja pa na dalje i nema potrebe da u njoj navodite dokumentaciju koju nikada nećete stvarati.
U svakom slučaju, ako proširite delatnost i pojave se nove katеgorije dokumentacije uvek možete poslati zahtev Arhivu za dopunu/izmenu Liste kategorija. Ukoliko pak samo prepišete tuđu listu rizikujete neusklađenost pravnog i faktičkog stanja.
3) Opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata
Ovaj dokument podrazumeva sve što se već odnosi na opšti način evidentiranja, sa tim što se ovde radi o poslovnoj korespondenciji koja se odvija u elektronskom obliku.
Elektronsko kancelarijsko poslovanje obuhvata nastanak, upotrebu i zaštitu podataka u elektronskom obliku, sredstva elektronske komunikacije i elektronske obrade podataka u obavljanju poslova u pravnom licu.
Arhivu dostaviti dva potpisana primerka. Jedan primerak zadržava Arhiv, a drugi se vraća vama.
Koji su rokovi za dostavljanje prepisa arhivske knjige i šta se dešava ako ranije niste dostavljali arhivu prepis arhivske knjige?
Prepis arhivske knjige se dostavlja najkasnije do 30. aprila tekuće godine za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini.
Ukoliko do sada niste predavali arhivsku knjigu ona mora obuhvatiti celokupnu arhivsku građu i dokumentarni materijal koji je nastao radom pravnog lica od osnivanja do tekuće godine, te ne možete početi sa 2022. godinom. Narednih godina do 30. aprila tekuće godine dostavljate samo dopunu arhivske knjige za prethodnu godinu.
Dakle, sada dostavljate jednu arhivsku knjigu od osnivanja do aprila 2021. i drugu od aprila 2021. godine do kraja aprila 2022. sa napomenom da ranije niste vodili arhivske knjige, te da za ovaj prethodni period dostavljate dokumentaciju retroaktivno, kao i da je u pitanju samo deo dokumentacije jer je za jedan deo istekao rok čuvanja..
Ako imate bilo kakvih pitanja ili vam je potrebna pomoć u snalaženju sa novim zakonom slobodno nam se obratite mejlom na office@aktodorovic.rs ili pozivom na broj 021/505-205